企業セミナー、ワークショップ開催にあったら便利なドキュメント（※初心者向け）

会社でワークショップやセミナーを企画開催するにあたって、必ず担当者がいると思います。しかし、その担当者にしかノウハウが溜まってない場合、その担当者が異動や退職してしまうと、次回開催時にまたイチから準備をしなければなりません。
そこで、これらを揃えておけば担当者が変わっても事故なく運営し、営業に活かせるだろうというドキュメントを整理しました。

今関わっているプロダクトの販促を目的としたワークショップを、2015年3月から毎週実施しました。
私にとっても、会社にとっても初めてのワークショップという事で、「言った言わない」「やったやってない」をなくすため、できる限り共有すべき情報をドキュメント化しました。
ここで紹介するのはそうしたドキュメントの中から必要にして十分なものをピックアップしたものです。
下記のように、企画から運営、開催後の営業の順に並べていきます。

1.企画
2.集客
3.（前日）準備、予行練習
4.開催（当日運営）
5.レポート
6.営業


■企画
・ワークショップ概要書
ワークショップを企画、運営するための目的や概要をざっくりまとめるドキュメントです。
開催目的、集客ターゲット（業界、職種、特定の悩みを持つ企業担当者）及びターゲットが参加するメリット。
ワークショップの内容、参加人数、実施回数、日時、所要時間、開催場所。
関与者（社内外、招へいする講師）、営業へのつなぎ方、集客方法などを書いておきます。
運営が近づくにつれ、制作するドキュメントの数はどんどん増え、準備の進行と共に当初の目的などを失ってしまいそうになりますが、そんな時に当初の目的や要件を再確認するためのものでもあります。
この概要書が全ての基本となりますが、これを作った後に「全体タスクリスト」と「全体スケジュール表」を作っておくと良いでしょう。

・全体タスクリスト
ワークショップの目的を果たすために必要な個々のタスクをカテゴリ毎にまとめたリストです。
会社で実施する場合、関与する担当部署は関与度の度合いはともかくマーケティング、営業、広報、総務などが予想されます。
タスクはもとより関与者の洗い出し、確認に必要になります。
記入する項目は、「タスク名」「カテゴリ」「タスク内容」「ステータス」「着手日」「担当／関与者」「完了有無」など。
あとで経費計算等にも使いたければ、購入物の金額などを書いておいても良いです。

・全体スケジュール表
スケジュール表はタスクリストに組み込んでしまっても良いですが、分けて管理、閲覧したい場合はタスクリストをコピペすれば十分です。
各タスクがその他のタスクに与える影響を可視化したい場合は、タスクリストとは別に作成すると良いです。
（この作業が遅れると、あの作業が始められないよ！とお尻を叩きたい時に特に有効なので）

・ワークショッププログラム
当日実施するワークショップの参加者に見せたり配布したりするためのドキュメントです。

・ワークショップ当日のアジェンダ、又はタイムスケジュール
参加者にワークショップ当日の進行内容と時間配分を知ってもらうためのドキュメントです。

・アンケート
ワークショップ終了後に書いてもらうためのものであるせいか、制作を後回しにする方が多い印象がありますが、アンケートはワークショップの開催目的と内容が決まったら、すぐに作るべきです。

アンケート設計はワークショップの目的に応じて変化するので、ここでの説明は割愛します。

・アンケート集計結果入力フォーム

アンケート作成と同時に進めたいのが、参加者に書いてもらったアンケートの結果を書き込むドキュメント作成です。

これもワークショップ終了後に作成しようとすると腰が重い作業なので、企画段階でやってしまった方が良いです。

ワークショップの報告書作成作業が格段に楽になるのはもちろん、ワークショップ内容の改善を図る上で重要な判断材料となります。

報告作業はえてしてワークショップ終了後に行ってしまいますが、たいていは集客と開催で力尽きるので、やっつけ作業になりがちです。

また脳みそがフレッシュなうちに取り組んだ方がぜっっったいに良いです！

■集客
・ランディングページ仕様書
自社サイトで集客を行う場合は必須でありますが、PeatixやEventRegistなどのイベント集客管理サービスやFacebookイベント機能などを使用する場合にも活用できます。
開催趣旨、学べる内容や参加特典（参加メリット）、参加者の抱える課題、開催日時と場所、問合せ先、講師、費用、持ち物など掲載する情報をお忘れなく。
参加検討者が出かけたくなるようなイケてる写真、動画もあると効果的です。

・告知リスト
プレスリリースをうつ場合は媒体社。個々の社員でもできる事としては取引先や営業先（仕掛かり中や新規開拓のネタとして）の社名、連絡先をリスト化し、全関与者総員体制で開催情報をお伝えしましょう。

・集客メール文案
個々の担当者にメール文を作らせるのは非効率で、集客に協力的ではない社員の場合はそこでスタックしてしまうので、メール文案は予め責任者が作成しておいた方が無難です。


■（前日）準備、予行練習
・前日準備リスト
ワークショップ開催当日に時間の余裕があれば不要ですが、前日までに出力、購入しておくべきものがあれば全体タスクリストから抜き出して作った方が良いです。

・会場図、レイアウト図
参加者へトイレや喫煙所など会場内の設備を案内したり、レイアウトをいじる場合の設営と復元に作っておくと便利です。

・参加者リスト
受付時に使用。参加者の出席有無、有料の場合の支払い有無などをチェックします。

■開催（当日運営）
ここでは作成すべきドキュメントはないですね。
PCを使用するシーンとして、しいて言えばワークショップでQ&Aの時間を設けた際、参加者からの質問とそれへの回答をモニターに映し出すくらいでしょうか。


■レポート
・開催レポート
レポートは社内報告用と一般公開用の2パターンがあります。
どちらも基本的な内容は同じなので、使用する写真、データを使い分ければ楽に作れると思います。
特に一般公開する場合は、開催後日にちをかけるよりできるだけ早く公開するのが望ましく、既に企画段階で作ってあるアンケート集計フォームを使用すれば数値データも早々に取得されているでしょうから、一から手をつけるよりもはるかにレポート作業時間を短縮することができるはずです。


■営業

・営業リスト
こちらは参加者リストを元に、見込度合、コンタクト状況などを書き込むのに使用します。
顧客管理システムを使用していれば不要かも知れませんが、ワークショップの営業成果を検討する際にあったら便利だと思います。


以上、企業セミナー、ワークショップ開催にあたって、あったら便利なドキュメント類を改めて下記にまとめます。

・ワークショップ概要書
・全体タスクリスト
・全体スケジュール表
・ワークショッププログラム
・ワークショップ当日のアジェンダ、又はタイムスケジュール
・アンケート
・アンケート集計結果入力フォーム
・ランディングページ仕様書
・告知リスト
・集客メール文案
・前日準備リスト
・会場図、レイアウト図
・参加者リスト
・開催レポート
・営業リスト

これらのファイルを開催、運営マニュアルとしてまとめておく事で、当該担当者が異動、退職しても、後任者が滞りなく運営していくことができます。
会社員人生、どんな事があるかわかりませんから、担当者になった方も、担当者の上司にあたる方も、転ばぬ先の杖として準備されておくと良いのではないでしょうか。

以上、流しのプロマネが現場からお伝えしました。


■余談だが
以上の準備をして企画運営したワークショップ（及びレポート）が下記になります。
ひと月の間に毎週実施するという荒行でしたが、以上の準備をしっかりしておいたおかげで、少人数でもしっかり事故なく開催することができました。
よろしければご覧ください。

＊『1Roll - 第1回「食品」動画撮影ワークショップレポート』
＊『1Roll - 第2回「コスメ」動画撮影ワークショップレポート』

◎自社製品の営業、ピーアール手段としてワークショップを活用したいという方がいらっしゃいましたら、お気軽にご相談下さい。